Como fazer a Confirmação de Presença?

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Data de publicação: 17/05/2019

Você está planejando a sua festa e já enviou todos os convites? Na hora de dar os últimos toques, não se esqueça de um detalhe muito importante: a confirmação de presença dos seus convidados.

A confirmação de presença é essencial para quem está preparando uma festa, afinal, é a partir dela que vai surgir toda a logística: quanto de espaço realmente será necessário; a quantidade de comida e bebida; quantas lembrancinhas… Assim, além da logística, a confirmação de presença ajuda na definição real dos gastos em seu evento.

Com os convidados confirmados, seus fornecedores trabalham com maior liberdade, segurança e sem muitas preocupações com relação a sobrar ou faltar itens na sua festa.

Já imaginou planejar uma festa inteira e apenas metade dos convidados comparecerem? Ou, pior, comparecer muito mais gente do que você esperava? A confirmação de presença evita estas surpresas e te ajuda no planejamento da festa.

E, para que o planejamento também seja mais assertivo, quanto antes seus convidados confirmarem, melhor. Mas como fazer esta confirmação de forma simples e rápida?

 

CONFIRMAÇÃO DE PRESENÇA ATIVA E PASSIVA

Existem duas formas de realizar a confirmação de presença: entrando em contato com os convidados (confirmação ativa) ou pedindo a eles que entrem em contato com você ou com os responsáveis pela festa (confirmação passiva).

A confirmação ativa demanda um tempo precioso: geralmente, o cerimonial, assessor, ou os responsáveis pelo planejamento, ligam ou entram em contato com cada convidado para confirmar se estarão presentes e quantas pessoas irão acompanhá-lo. Imagine fazer isso centenas de vezes, ter que repetir ligações caso não seja atendido, ou esperar o convidado se decidir… É um trabalho desgastante e que pode tomar um tempo que poderia ser usado em outros detalhes da festa.

Por isso, o melhor é que a confirmação de presença seja passiva. Desta forma, os donos da festa disponibilizam um canal para que o próprio convidado informe se estará presente ou não: pode ser um e-mail, um número de telefone ou, o mais comum, um site.

Na confirmação de presença passiva, os noivos, formandos e/ou aniversariantes podem pedir que o convidado entre em contato para confirmar a sua presença. É o chamado RSVP (Réspondez S’il Vous Plaît). Com uma mensagem rápida no próprio convite, você solicita a confirmação. É aconselhável que você estipule, também, uma data limite para que seus convidados respondam ao convite para garantir que o planejamento não seja comprometido. Por exemplo:

• “Favor confirmar presença até 20/05/2019”;

• “Confirme sua presença até 20/05/2019”;

• “Diga-nos se você poderá ir”;

• ou simplesmente o RSVP, termo bastante conhecido.

 

CONFIRMAÇÃO DE PRESENÇA VIA TELEFONE

Para facilitar a confirmação, você pode informar um telefone a seus convidados. Pode ser o seu próprio número, ou o do cerimonial, por exemplo. Seus convidados ligam ou enviam mensagens confirmando a presença. Neste caso, é necessário ficar sempre atento, para que não deixe nenhuma confirmação passar.

 

CONFIRMAÇÃO VIA E-MAIL

Você pode criar um e-mail especialmente para a confirmação de presença da sua festa. Mas é preciso tomar cuidado com os convidados que não têm acesso a e-mail ou que não têm o costume de enviar. Pode ser que algumas confirmações se percam por isso.

 

CONFIRMAÇÃO VIA SITE

Criar um site para o seu evento pode ser a maneira mais fácil de conseguir a confirmação de seus convidados. Você pode disponibilizá-lo no convite e até divulgá-lo para sua família e amigos nas redes sociais e aplicativos de mensagem. Pelo site, o convidado verá o ícone de confirmação de presença e poderá ter acesso também a outros recursos, como fotos e a sua história.

Você já conhece o Presente Simbólico? Você cria o site para sua festa e disponibiliza a confirmação de presença RSVP para os seus convidados. Eles preenchem um campo com nome, o contato e ainda informam quantas e quais pessoas irão levar à festa. E você tem acesso à lista completa de quem irá comparecer.

Além disso, o Presente Simbólico te oferece muitos outros recursos: lista de presentes em dinheiro, mapa com o endereço da sua festa, fotos e vídeos, mensagem dos convidados e muito mais! Tudo isso gratuitamente!

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